🗓️קביעת תור, עריכה וסטטוסים

פתיחת תור חדש

יש כמה דרכים: + פעולה מהירה ← תור חדש במסך הבית, לחיצה על שעה פנויה ביומן, קביעת תור מתוך תיק לקוחה, או פשוט לבקש מהעוזר החכם ״תקבעי לדנה צבע ביום שלישי ב־10״.

קביעת תור שלב אחר שלב

חלון קביעת תור עובר ב־4 שלבים, ובראשו רואים באיזה שלב נמצאים. המשך ← עובר לשלב הבא ו→ חזרה חוזר אחורה. אפשר גם ללחוץ על שלב שכבר עבר.

1. לקוחה

מחפשים לפי שם או טלפון ובוחרים מהרשימה, והחלון עובר לשירות לבד. לקוחה חדשה? ＋ לקוחה חדשה פותח טופס קצר ומחזיר לתור.

2. שירות

רשימת השירותים לפי קטגוריה, עם חיפוש. הבחירה ממלאת משך ומחיר, והחלון עובר למועד.

3. מועד

הימים הקרובים, וליד כל יום כמה שעות פנויות יש בו למשך השירות. בוחרים יום ואז שעה. מוצגות רק שעות שבתוך שעות הפעילות ולא תפוסות ביומן. עוד תאריכים מביא את הימים הבאים, ותאריך או שעה אחרים מאפשר לכתוב כל תאריך ושעה.

4. סיכום

התור (או התורים) עם השעות והמחיר. בפרטים נוספים אפשר לשנות משך, מחיר, הערה, מקדמה לתור הזה, ובחבילת Pro את איש/אשת הצוות.

לוחצים 💾 שמירה. תור קיים נפתח לעריכה בחלון אחד עם אותם שדות.

כמה תורים לאותה לקוחה. בסיכום לוחצים ＋ תור נוסף לאותה לקוחה, למשל צבע ואחריו תספורת. התור הראשון נשאר ברשימה, והחלון חוזר לבחירת שירות עם אותה לקוחה. השעה המוצעת היא מיד אחרי התור הקודם (מסומנת ב־⭐), והשעות של התורים שכבר ברשימה לא מוצעות שוב. ✕ ליד תור מוריד אותו מהרשימה. פרטים נוספים שייכים רק לתור שבעריכה, וכל תור ברשימה שומר את המחיר, המשך וההערה שלו. 💾 שמירת 2 תורים שומר את כולם יחד, והלקוחה מקבלת הודעת אישור אחת עם כל התורים וקישור אחד שמאשר את כולם, גם כשהם בימים שונים.

הסטטוסים

מתוכנן

תור שנקבע ועוד לא אושר על ידי הלקוחה.

מאושר

הלקוחה אישרה הגעה, למשל דרך קישור האישור שבתזכורת.

בוצע

הטיפול נעשה. רק תורים שבוצעו נספרים בהכנסות, בכרטיס הנאמנות ובמעקב ״לקוחות לחזרה״. אפשר לסמן ״בוצע״ רק מהרגע שהתור מתחיל, ועד אז הכפתור כבוי.

בוטל

התור בוטל. אם יש מישהי ברשימת ההמתנה שמתאימה, היא יכולה לקבל הצעה אוטומטית.

לא הגיעה

הלקוחה לא הגיעה. זה נספר ב״חריגות״ בתיק שלה.

ביטול מאוחר. אם הגדרת בכללי תיאום עד כמה זמן לפני התור אפשר לבטל, וסימנת ״בוטל״ על תור שמתחיל בתוך הזמן הזה, המערכת שואלת מי ביטל. הלקוחה ביטלה מאוחר נספר בתיק שלה כביטול מאוחר, וביטול רגיל לא. לקוחה עם 2 אי־הגעות או ביטולים מאוחרים יכולה להתבקש לשלם מקדמה בקישור. ההסבר המלא בביטולים, ביטול מאוחר ואי הגעה.

כמה תורים באותו יום. כשמסמנים ״בוטל״ או ״לא הגיעה״, או מוחקים תור של לקוחה שיש לה עוד תורים באותו יום, המערכת שואלת אם לעשות את זה רק לתור הזה או לכל התורים שלה באותו יום. בבחירה ב״כולם״ שואלים פעם אחת מי ביטל, והלקוחה מקבלת הודעה אחת על כל התורים.

כשהשעה תפוסה

אם התור חופף לתור אחר, מופיע ⚠️ השעה תפוסה עם פרטי התור הקיים. אפשר לבחור:

• ⚠️ קבעי בכל זאת: התור נשמר למרות החפיפה.
• בחירת שעה אחרת: חוזרים לטופס, וכל מה שמילאת נשאר.
• 🕐 הוספה לרשימת המתנה: הלקוחה תקבל הצעה כשיתפנה מקום.

אישור ותזכורת ב־WhatsApp

אם WhatsApp מחובר וההודעות האוטומטיות פועלות, אישור התור נשלח ללקוחה לבד מיד אחרי השמירה. אחרת נפתחת תצוגה מקדימה של ההודעה עם שליחה ל־WhatsApp. אותו דבר קורה כשמבטלים או מוחקים תור. כשמזיזים תור עם 📅 שינוי מועד, נפתחת הודעת עדכון עם המועד החדש וקישור אישור חדש, ראו בהמשך. ראו תזכורות ואישורי הגעה.

פעולות לתור ביומן

לחיצה על תור ביומן פותחת את פעולות לתור. למעלה: הלקוחה, הסטטוס, היום, השעות (התחלה וסיום), השירות והמחיר. אם יש לה עוד תורים באותו יום, השעות שלהם מופיעות מתחת.

• ✓ סימון בוצע ו📅 שינוי מועד הם שני הכפתורים הגדולים.
• 🛍️ הוספת מוצרים מוסיף לתור מוצרים שהלקוחה קונה, גם אחרי שהתור סומן ״בוצע״. המחיר שלהם נוסף למחיר התור. ראו מוצרים.
• מתחתם: עריכה, תיק לקוחה, תזכורת ואישור (הודעה אחת עם קישור אישור לכל התורים שלה באותו יום), סימון מאושר, ביטול התור ולא הגיעה. ביטול ו״לא הגיעה״ שואלים לפני שהם משנים.
• בתור מאושר מופיעים הודעה ללקוחה וביטול האישור. בתור שבוצע: 📅 קביעת התור הבא. בתור שבוטל, שבוצע או שהלקוחה לא הגיעה אליו: החזרה למתוכנן.

אפשר גם לפתוח את התור ולשנות בו תאריך, שעה או סטטוס. 🗑️ מחיקת תור מוחק אותו לגמרי. בדרך כלל עדיף לסמן ״בוטל״, כי כך נשארת היסטוריה בתיק הלקוחה והמערכת יודעת להציע את הזמן לרשימת ההמתנה.

שינוי מועד

📅 שינוי מועד (בפעולות לתור או בחלון התור) מעביר תור לתאריך ושעה אחרים בכמה צעדים:

1. אם ללקוחה יש עוד תורים באותו יום, בוחרים רק את התור הזה או את כל התורים באותו יום. כשמזיזים את כולם, הם זזים יחד, באותו סדר ובאותם מרווחים.
2. מופיעים רק תאריכים שיש בהם מקום לתור (או לכל התורים יחד), עם מספר הזמנים הפנויים בכל אחד. 📅 תאריכים נוספים ממשיך לחפש קדימה.
3. בוחרים תאריך ומקבלים את השעות הפנויות בו, לפי בוקר, צהריים וערב. ⭐ מסמן את השעה הקרובה ביותר לשעה הקודמת. כשמזיזים כמה תורים, השעה היא של התור הראשון.
4. במסך האישור רואים מה היה ומה חדש לכל תור, ולוחצים 📅 העברת התור.
5. התור חוזר ל״מתוכנן״ (גם אם אושר קודם), ונפתחת הודעת עדכון ללקוחה עם המועד החדש וקישור אחד שמאשר את כל התורים שלה באותו יום. 📲 שליחה ב־WhatsApp שולח אותה.

הזמנים נבדקים מול שעות הפעילות, תורים אחרים, זמן חסום ויומן גוגל, בדיוק כמו בעמוד התיאום. הזמן שהתפנה מוצע לרשימת ההמתנה.

התור הבא, כבר בסוף הטיפול

לקוחה שיוצאת עם תור הבא לא צריכה לזכור לחזור. לכן כשמסמנים תור ✓ בוצע, וללקוחה אין תור עתידי, נפתח החלון 📅 התור הבא.

• מוצגים שלושה זמנים פנויים סביב מועד החזרה המומלץ של השירות (לפי במעקב אחרי כמה ימים? בשירות), קרוב לשעה שבה הגיעה היום.
• קבעי קובע את התור מיד, והלקוחה מקבלת אישור כמו בכל תור חדש.
• 📅 מועד אחר פותח חלון קביעת תור עם הלקוחה, השירות והתאריך המומלץ.
• 🔁 תור קבוע קובע סדרה של תורים, ראו בהמשך.

שירות שכבוי בו לכלול את השירות במעקב חזרה לא מציע תור הבא. אפשר לסמן לא להציע אחרי כל טיפול בחלון עצמו, ואז החלון לא ייפתח לבד במכשיר הזה. גם אחר כך אפשר ללחוץ על תור שבוצע ביומן ולבחור 📅 קביעת התור הבא.

תור קבוע

ללקוחה שמגיעה בקביעות, למשל כל 4 שבועות, קובעים את כל התורים בבת אחת.

1. לוחצים על תור עתידי ביומן ובוחרים 🔁 הפיכה לתור קבוע, או 🔁 תור קבוע בחלון התור הבא.
2. בוחרים כל כמה זמן (משבוע ועד 12 שבועות) וכמה תורים (או כמה תורים נוספים, כשמתחילים מתור קיים).
3. המערכת בודקת כל מועד מראש: פנוי נשאר באותה שעה, תפוס עובר לשעה הפנויה הקרובה באותו יום (עד שעתיים הפרש), ומועד בלי זמן פנוי מסומן ויידלג.
4. לוחצים קביעת N תורים. אחר כך אפשר לשלוח ללקוחה את כל התאריכים בהודעה אחת.

בחלון פעולות לתור של תור מהסדרה מופיע 🔁 תור קבוע עם מספר התור בסדרה. ביטול התור הקבוע מכאן מבטל את התור הזה ואת כל התורים הבאים בסדרה, והזמנים שהתפנו מוצעים לרשימת ההמתנה.