למה מדיניות ביטול
תור שמתבטל שעתיים לפני הוא שעה ריקה שכבר אי אפשר למלא. מדיניות ברורה, שהלקוחה רואה מראש והמערכת אוכפת לבד, חוסכת את השיחה הלא נעימה ומורידה ביטולים של הרגע האחרון. היא בנויה משלושה חלקים, וכל אחד מהם אפשר להפעיל לחוד:
- עד מתי מותר לבטל או להזיז מהקישור.
- סימון ״ביטול מאוחר״, שנספר בתיק הלקוחה ליד אי ההגעות.
- מקדמה ללקוחה שכבר ביטלה מאוחר או לא הגיעה פעמיים.
שלב 1: עד כמה זמן לפני התור
- לוחצים העסק שלי ← הגדרות העסק ← כללי תיאום.
- בביטול או שינוי מהקישור בוחרים: בכל זמן (ברירת המחדל), או עד 2, 3, 6, 12, 24 או 48 שעות לפני התור.
- לוחצים 💾 שמירת כל ההגדרות.
מתחת לבחירה כתוב במשפט אחד מה יקרה, כדי שיהיה ברור מה הלקוחות יחוו.
מה הלקוחה רואה
- לפני שהיא קובעת: במסך האישור מופיעה שורה עם המדיניות, למשל ״ביטול או שינוי של התור אפשרי כאן עד 24 שעות לפניו. אחר כך יש לפנות לבית העסק.״
- ברשימת התורים שלה: תור שכבר קרוב מדי מסומן, ואין לידו כפתורי ביטול ושינוי. במקומם יש כפתור חיוג ו־WhatsApp לעסק.
- אם ניסתה בכל זאת: למשל מחלון ישן שהיה פתוח, היא מקבלת הסבר ואת פרטי הקשר של העסק. התור לא משתנה.
שלב 2: סימון ביטול מאוחר
כשלוחצים ✕ ביטול התור בפעולות לתור (או ✕ בוטל בחלון התור) ומאשרים, על תור שמתחיל בתוך הזמן שהוגדר, נפתח החלון ביטול קרוב לתור ושואל מי ביטל:
- הלקוחה ביטלה מאוחר
- התור מבוטל ונספר בתיק שלה כ״ביטול מאוחר״.
- ביטול רגיל
- העסק ביטל, או שמוותרים הפעם. התור מבוטל בלי סימון.
- חזרה בלי לבטל
- שום דבר לא משתנה.
בתיק הלקוחה, במדד חריגות, רואים כמה פעמים לא הגיעה וכמה ביטולים היו, ומתוכם כמה מאוחרים. כך יודעים מתי כדאי לדבר איתה, או לבקש מקדמה.
שלב 3: מקדמה ללקוחה שחוזרת על זה
בתשלומים ומקדמות יש מקדמה ללקוחה שביטלה מאוחר או לא הגיעה. בוחרים 20%, 30%, 50% או תשלום מלא.
- זה חל על לקוחה שיש לה לפחות 2 אי הגעות או ביטולים מאוחרים, יחד.
- בפעם הבאה שהיא קובעת מהקישור, היא מתבקשת לשלם את האחוז שנבחר ממחיר הטיפול. אם המקדמה הרגילה של השירות גבוהה יותר, נשארת הרגילה.
- במסך התשלום היא רואה משפט קצר שמסביר למה.
מה עוד עוזר
- טופס מדיניות. בין הטפסים המוכנים יש ״מדיניות ביטולים ואי הגעה״. אם מצרפים אותו לשירות, הלקוחה חותמת עליו כשהיא קובעת. כדאי שהזמן שכתוב בו יתאים למה שהוגדר בכללי תיאום. ראו טפסי הסכמה.
- רשימת המתנה. כשתור מתבטל, הזמן שהתפנה מוצע אוטומטית לממתינות שמתאימות. ראו רשימת המתנה.
- אישור הגעה. תזכורת אוטומטית לפני התור וקישור לאישור הגעה מקדימים את הביטולים, כשעוד אפשר למלא את השעה. ראו תזכורות ואישורי הגעה.
- ביטולים ללא קביעה מחדש. לקוחות שביטלו ולא קבעו שוב מופיעות במרכז השליטה, עם הודעה מוכנה. ראו לקוחות לחזרה.
שאלות נפוצות
לקוחה צריכה לבטל בדחיפות, מה עושים?
היא מתקשרת או כותבת לך, ואת מבטלת מהיומן. אם הסיבה מוצדקת, בוחרים ביטול רגיל והיא לא תיספר.
המדיניות חלה גם על תורים שנקבעו לפני שהפעלתי אותה?
כן. מהרגע ששומרים, כל תור עתידי נבדק לפי הזמן שנבחר.
אפשר לגבות דמי ביטול?
המערכת לא מחייבת כרטיס אחרי ביטול. מה שכן אפשר: מקדמה מראש לכל הלקוחות, או רק ללקוחות שחוזרות על ביטולים מאוחרים, כמו בשלב 3.
משנה הודעת ה־WhatsApp על ביטול?
לא. הלקוחה מקבלת את אותה הודעת ביטול כמו תמיד.
עודכן לאחרונה: 27 בספטמבר 2026 · שאלה שלא מופיעה כאן? אפשר לשאול את העוזר בתוך המערכת או לכתוב לנו בעמוד יצירת הקשר.